ただのにっき

■ GTDを始める(4) - 初日の運用

つづき。

さて、夏休みも明けて、GTD導入後初出社である。週末に設定した週次レビューまでは、定常運用というか、ひたすらアクションアイテムをやっつけることになる(のかなぁ。このあたりがよくわかんないね)。

ちなみに昨日は、出社してみなきゃ思い出せない項目は山ほどあるに違いないと書いたが、実際その通りで(「山ほど」ってほどではなかったが)、その通りなんだけど、それを「Action」に追加する暇なんてぜんぜんないんである。職場でもどこかで一人になれる時間をとらないとどうにもならない。

そういう些細な(?)問題は脇に置いておくとして(いいのかそんなことで)、出社してまず、「Action」をざっと眺めて今日やっつける仕事を「受信箱」に移動する。今日の日付の入っている項目は無条件に(10項目以上あるしorz)、日付が入っていないものもいちおう見直して、今日中に片をつけるべきかどうか判断、「受信箱」に移動する。

昨日書いたとおり、「Action」には100項目以上ある。これを毎日洗うのは大変だ。やっぱりここは少し減らすべきだろう。少なくとも毎日チェックできるだけの適切な数というのがあるはず。今日の感覚では、半分(50)なら続けられると思った。

なおRemember The Milk上では、検索で「list:受信箱 tag:job」を指定して、できたリストをスマートリスト化(右のタブから「保存」を選ぶ)すると、「今日のお仕事」に関する専用のリストができる。日中はプライベートな項目を目にすることなく仕事が進められるのでオススメ。しかし、モバイルでこのリストを開くと空だったりして(バグだな?)。とりあえず、1日分は軽くオーバーしている項目数が並んでしまったが、気にせず先に進むことにする。

あとは、今日の項目をばったばったとやっつけるだけ。早くアクションを取らなければいけないものからやっつける。もし相手があって、返答が欲しい場合には、その項目を「Waiting」に移動するが、〆切を設定したのなら日付を変更し、項目の内容も"返答待ち"を表現するものに変えておくといいと思う。

そんな感じで、最初のうちは快調に項目消化をしていたが、悲しいことに、項目は減るだけでなく、増える。例えばメールチェックをすれば当然新しい項目が増える(場合が多い)が、できるだけその場で分類までしてしまう:

• 2分以内で片が付くならやってしまう
• 今日中にやるべき作業なら「受信箱」に項目を追加
• 明日以降にやるべき作業なら「Action」に日付指定で追加
• 複雑だが来週以降の着手で良いなら「Project」に追加

なんとなく"重要度"よりも"時間"を基準に分類している……んだけど、これでいいのかどうかよくわからん。ともあれ、昼前には項目数が10前後で一進一退の攻防をしている状況。まぁ、休み明けというのはこんなものかも知れん。

午後は出張に出て、戻ってきたらいくつかの項目が雲散霧消していたりしてラッキー。明日に回してもいい仕事も見えてきたので、それらは無理せず日付を明日に変えて「Action」に戻す。最終的に「今日のお仕事リスト」は空になった。かなり無理やりっぽい感じもするが、良しとする!

で、帰る間際に「受信箱」をチェック。残っているのは「チーズを買って帰る」だけになった。Remember The Milkならぬ、Remember The Cheese。

つづく。